Untuk membuat
mail merge secara mudah, silakan ikuti langkah-langkah berikut :
- Pertama, buka Microsoft
Office Word, kemudian klik tab ‘Mailings’
- Klik ‘Start Mail Merge’
lalu pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard’
-
Setelah itu, akan tampil jendela kecil di sebelah kanan yang akan menuntun anda
pada 6 langkah dalam membuat Mail Merge secara bertahap
- Tentukan jenis dokumen
yang ingin anda buat, misalnya apakah itu surat, pesan email, amplop, label
atau directory. Kemudian Klik ‘Next: Starting document’
-
Pada tampilan berikutnya, Anda harus men-set dokumen awal anda. Pilih ‘Use the
current document’. Kemudian pilih ‘Next: Select recipient’. Jika anda melakukan
kesalahan pada langkah Anda dapat berpindah ke jendela sebelumnya dengan
mengklik ‘Previous: Select document type’
-
Pada tampilan berikutnya, anda harus menentukan siapa saja yang akan menjadi si
penerima surat. Ada tiga pilihan yang ditawarkan,
Menentukan si
penerima dari daftar yang telah ada. Jika anda memilih opsi ini, maka anda
harus melakukan browse dari file atau database yang telah anda buat sebelumnya
Menentukan si
penerima dari kontak Outlook. Setelah itu anda harus memilih nama dan alamat
dari kontak Outlook
Menginputkan
daftar kontak baru. Jika anda memilih opsi ini, maka berikutnya anda harus
mengklik ‘Create’ dan anda akan dibawa pada form isian dimana didalamnya anda
harus menginputkan berbagai atribut si calon penerima surat, seperti judul
surat, nama awal dan nama akhir si penerima, nama perusahaan, alamat, nama
kota, kode pos serta atribut lainnya. Untuk menginputkan daftar penerima
berikutnya, klik tombol ‘New Entry’ atau klik ‘Delete Entry’ untuk menghapus si
penerima dari daftar. Setelah anda selesai menginputkan daftar penerima, lalu
klik ‘OK’. Setelah itu, anda harus menyimpan daftar yang anda inputkan tadi.
Setelah menyimpannya, kemudian klik ‘OK’
-
Setelah anda selesai menginputkan daftar penerima beserta atribut lainnya,
tersedia pilihan ‘Select a different list’ untuk memilih daftar penerima yang
lain. Ada juga opsi ‘Edit Recipient list’ jika anda ingin mengubah daftar
penerima yang telah diinputkan sebelumnya.
- Masih di jendela
tampilan yang sama, lalu klik ‘Next : Write your letter’
- Ketikkan surat anda.
Untuk menambahkan atribut-atribut surat klik ‘Insert Merge Field’ dan cocokkan
tata letak atribut di bagian surat yang tepat.
-
Tambahkan berbagai atribut surat lainnya dengan mengakses jendela panel yang
terletak vertikal di sebelah kanan. caranya yaitu dengan menempatkan kursor di
salah satu bagian surat yang ingin anda tambahkan atribut tersebut.
Atribut-atribut yang tersedia, antara lain seperti address block dan pembukaan
surat. Ada juga Electronic postage (perangko elektronik) dengan syarat anda
harus menginstalkan terlebih dahulu software perangko elektronik di komputer
anda. Software yang dimaksud juga bisa anda dapatkan di website Microsoft dan
anda dapat menginstalkannya sebagai add-ins. Disamping itu, ada juga opsi ‘More
items’. Opsi ini yang biasanya digunakan untuk menginputkan berbagai atribut
surat di beberapa bagian surat tertentu (sesuai dengan penempatan kursor).
- Langkah berikutnya adalah
melakukan preview pada surat anda. Setelah itu, berikutnya surat anda secara
otomatis akan menduplikasikan diri sebanyak jumlah penerima yang anda inputkan
sebelumnya, Setiap lembar surat akan memiliki konten yang sama tetapi dengan
atribut-atribut yang bebeda. Klik tanda panah ke kanan atau panah ke kiri untuk
melihat tampilan surat anda setelah disisipi berbagai atribut. Anda juga dapat
menghapus surat dengan penerima tertentu dengan meng-klik tombol ‘Exclude this
recipient’
-
Terakhir, Klik ‘Next: Complete the merge’ dan berikutnya Anda dapat mencetak
semua surat yang anda ketikkan dengan mengklik ‘Print’. Pilihan lainnya, jika
terdapat pada surat-surat anda, klik ‘Edit individual letters’ untuk
mengeditnya.
- Pertama, buka Microsoft Office Word, kemudian klik tab ‘Mailings’
- Klik ‘Start Mail Merge’ lalu pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard’
- Tentukan jenis dokumen yang ingin anda buat, misalnya apakah itu surat, pesan email, amplop, label atau directory. Kemudian Klik ‘Next: Starting document’
- Masih di jendela tampilan yang sama, lalu klik ‘Next : Write your letter’
- Ketikkan surat anda. Untuk menambahkan atribut-atribut surat klik ‘Insert Merge Field’ dan cocokkan tata letak atribut di bagian surat yang tepat.
- Langkah berikutnya adalah melakukan preview pada surat anda. Setelah itu, berikutnya surat anda secara otomatis akan menduplikasikan diri sebanyak jumlah penerima yang anda inputkan sebelumnya, Setiap lembar surat akan memiliki konten yang sama tetapi dengan atribut-atribut yang bebeda. Klik tanda panah ke kanan atau panah ke kiri untuk melihat tampilan surat anda setelah disisipi berbagai atribut. Anda juga dapat menghapus surat dengan penerima tertentu dengan meng-klik tombol ‘Exclude this recipient’